萬婷婷

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有交情，好辦事
有交情，好辦事想在組織內出人頭地，光有能力還不夠，你和哪些人有不錯的交情，也是重要因素。如何讓自己成為一個容易親近的人？如何找到以及認識公司內重要的關鍵人士？這些都是必須學會的人際關係技巧。編譯／吳凱琳我們往往只顧著做自己的事，在公司裡除了鄰座同事外，卻沒認識幾個人。每次遇到問題，總是找不到人幫忙，要不就是得千拜託萬拜託。然而有人卻可以一通電話，5分鐘就搞定所有事情。儘管公司的工作都有一定的程序和規定，但如果你和所謂的關鍵人士（key person）有些交情，事情就好辦多了。這個人在組織內有一定的地位或影響力，緊急時他可以找人幫你加班趕工，碰到問題時他會幫你想出辦法。這就是有交情的好處。既然交情如此重要，該從何做起呢？別讓自己成為難搞的人想和別人打好關係，得先從自己開始。在別人眼中，你是個怎樣的人？在你走向別人之前，先讓自己成為一個容易親近或是讓人印象深刻，想要認識的人。第一印象最重要。當你在公司與別人初次碰面的幾秒鐘內，他對你的印象就已經定型。就算你再熱情、再風趣，卻可能因為一次不經意的冷淡表情，從此被列入不受歡迎名單之列。當不認識的人走到你身邊請教你某個問題，你是用什麼態度或語氣回答？在走廊上或在茶水間碰到人，你是低著頭不說話，還是跟每位遇到的人微笑打招呼，包括認識與不認識的人？當你和其他部門往來時，是抱著熱情的態度，還是表現出一副公事公辦的模樣？即使在自己的辦公室裡，也要像出席正式場合一樣謹慎，注意自己的言行。辦公室就是你的表演舞台，你的一舉一動，其他人都看得很清楚。見面三分情。一旦見過面，就有熟悉感，要建立關係就容易多了。「人們比較喜歡熟悉的事物，熟悉感主要來自面對面的接觸，我們通常對常見面的人比較有好感。」哈佛商學院教授提吉安娜‧卡賽洛（Tiziana Casciaro）表示。因此，製造碰面的機會是很重要的。不要一進辦公室就整天坐在自己的位置上。偶爾起身走一走，遇到人不要只是點頭微笑而已，可以隨意問對方：「最近在忙什麼？」或者，當你有任何事情需要討論時，盡量透過面對面溝通，而不是用電話或e-mail。碰面次數多了，感覺變得熟悉，關係自然而然就建立起來。把握表現機會。除了讓人感覺容易親近外，更要讓大家看到你的能力。特別是參加有重要人士出席的場合時，更要好好把握機會，適時表達自己的意見。例如開會時，一定要強迫自己至少發言一次。保持沉默，就別想有人會注意到你。不過，發言也需要技巧，你可以先觀察其他人的做法，包括怎樣的說法比較容易被接受，其他人通常會有什麼反應。不要急著表現自己，謀定而後動。認識對的人，事半功倍當然，建立關係也得看對象，在組織裡和哪些人有交情，可是會大大影響你做事的成功機率及個人的行情。《有心機，不使壞》的作者瑞克‧布雷登（Rick Brandon）指出，有3種類型的關鍵人士你不能不知道。誰握有正式權力？你要知道公司內各部門或事業單位的各級主管或負責人是誰。不要以為這些人和你沒關係，或是覺得自己不可能有機會認識這些人。重點是，當你碰到這些人時，你能認得出他們是誰嗎？如果認不出來，就連攀談的機會都沒有，更別提建立關係了。誰有隱形影響力？除了知道檯面上的人物外，更要打聽公司內部非正式的權力關係。這些人也許不是主管，但因為工作年資較久或具備某種特殊專業能力，因此擁有很大的影響力，或者與上述的重要主管有非常緊密的聯繫。這種非正式的網絡關係需要花時間去觀察，例如開會時哪些人的意見往往左右了其餘所有人的想法？哪些人非常受歡迎，公司內常有不同的人邀他一起吃午餐？這些都是值得注意的訊息。誰是潛力股？這些人現在並沒有取得重要的職務，但表現非常優秀，未來有可能擔任重要的主管職務，因此這些人也不可忽略。你可以觀察，公司重要的專案或工作都是指派給哪些人？出席重要的場合或會議時，老闆身邊通常出現哪些人？從以上的線索就可找出哪些人是公司刻意栽培的未來明星。當然除了這些重要人物外，更別忘了大人物身邊的小人物，也就是主管的祕書或助理。他們通常掌握許多關鍵訊息，可以適時提供協助與提醒，至少你會知道該用什麼方法比較容易說服他的老闆，答應你的要求或助你一臂之力。但也不能做得太過明顯，直接提出要求，而是要靠平時的努力。例如，不論大小事情，都要感謝他們的幫忙。時間久了，當他們知道你有困難，自然會主動幫忙。打開自己的心，才能贏得別人的心當你了解哪些人在公司真正具有舉足輕重的地位後，就得努力建立良好的關係，第1步就是打開自己的心。這是源自於美國加州大學心理學教授約瑟夫‧魯夫特（Joseph Luft）與哈里‧伊漢（Harry Igham）所提出的「周哈里窗」（Johari window）人際關係發展模型。4個區域代表人際關係的4種不同層次：開放自我（public self）代表的是，關於你這個人的所有資訊當中，自己知道、別人也知道的部份。例如你的名字、職銜、休閒興趣等。盲目自我（blind self）是指別人知道、但自己不知道的部份。例如別人有注意到你的某些行為模式或說話習慣，但你自己沒有發覺。因此我們非常需要他人的回饋意見，才能更了解自己。隱藏自我（hidden self）則代表自己知道、但別人不知道的部份，也就是你刻意隱瞞的個人隱私。唯有主動自我揭露（self-disclosure），才能讓別人更認識你。未知自我（unknown self）指的是包括你自己和別人都不知道的部份，也許是未被發掘的潛能，或被壓抑的感覺等等。隨著關係的進展，開放自我的區域會愈來愈擴大，盲目與隱藏自我的部份會愈來愈小。換句話說，建立關係的關鍵就在於擴大開放自我的部份，一方面學習開放自己，和別人分享關於你的事情（縮小隱藏自我），另一方面虛心接受別人給予我們的意見（縮小盲目自我）。當然，一切得由你開始。研究發現，自我揭露的程度與關係滿意度，存在顯著相關。當你對別人表達個人感受或較為私密的事情時，就代表你信任對方，對方也會感受到，並因此對你產生信任或好感，願意和你分享他個人的事情，你們的關係就會更進一步。製造機會，讓對方認識你至於要如何製造機會接近這些人、讓他們認識你，並留下深刻的印象？以下是幾位專家提供的建議：1.請教工作有關的問題。要認識對方，總得有理由，美國南加州大學教授凱薩琳‧瑞爾登（Kathleen K. Reardon）建議，最好的理由就是工作上的問題。例如你可以說：「我知道你非常了解消費趨勢，所以想找機會向你請教相關問題，因為最近我正要提出新產品開發計劃。」你可以詢問主管或同事的意見，告訴你應該向誰請教，這樣就更容易找到適合的人。2.分享有用的資訊。建立交情很重要的方法就是訊息的分享，《失意或得志》的作者米洛‧辛戴爾（Milo Sindell）指出，你必須了解這些關鍵人士最近在做些什麼，當你知道相關的訊息時便可以告訴對方。但不要三不五時就轉寄e-mail給對方，這樣只會讓他感到厭煩。3.及時給予讚美。情感訴求永遠是人際關係最好的催化劑，卡內基訓練機構創辦人戴爾‧卡內基（Dale Carnegie）曾說，人們內心最渴望獲得3種情感的肯定：覺得自己是受喜愛的（loveable）、有能力的（capable）、有價值的（worthy）。打開你的觀測雷達，隨時注意周遭人事物有哪些細微的變化。例如某個人的穿著打扮或髮型有改變，就可適時說幾句讚美的話；或對辦公桌上特別的擺飾表現出好奇的態度；或告訴對方，他在會議上說過的某句話令你印象深刻……「讚美愈具體愈好，如果是別人沒注意到的細節，更會讓對方印象深刻，」美國知名的生涯顧問、暢銷書作家布萊恩‧崔西（Brain Tracy）在最新出版的《魅力》書中提醒。此外，時機也很重要，不要等到事情過了1個月後再來讚美，就顯得沒誠意了。 4.再難搞的人，也要保持好關係。組織內總是有些人難以相處，但愈是難搞的人，愈要花心思。你不需要和他成為好朋友，但至少保持良好的工作關係，讓自己好辦事。「要建立長期關係，最重要的策略就是『無條件給予建設性回應』（unconditionally constructive），」美國談判專家、哈佛大學法學院教授羅傑‧費雪（Roger Fisher）說。不論對方的態度或行為如何，都不要過度反應，重點在於完成工作，至於彼此間的互動方式，除非有明顯不合情理的地方，否則不需要太堅持。舉例來說，某個人情緒暴躁，動不動就大發雷霆，很難心平氣和地討論事情。面對這樣的情況，最好的做法就是對他的情緒視而不見，語氣和緩地說：「現在我知道你的考量……，也許我們可以……」別讓自己的情緒隨著對方起舞，這樣只會引起對方更激烈的反應。或者，有些人態度冷淡，做事拖拖拉拉，所有工作都卡在他這一關，無法進行後續作業。你不需要口氣強硬地質問他，比較好的應對方式是軟硬兼施。一方面，肯定他工作的重要性及表達對他的感謝，而不是把他的工作視為理所當然；同時，將工作流程與執行進度e-mail給所有相關人員，當然包括你的主管，一方面讓大家清楚所有的情況，另一方面也可間接給這個人壓力。信中只要陳述事實就好，不需要有任何指責性字眼。例如：「目前由×××負責處理……，應該可以在×月×日完成，即可趕上最後進度。」而不要寫說：「×××遲遲沒有進度。」